EMSのインボイスの書き方は?実例を紹介!

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この記事の所要時間: 914

海外に住んでいる家族や友達に荷物を送りたい!そう思って国際郵便で海外へ荷物を送ろうと思ったけど、インボイスの記入方法がわからなくてどうしたらいいか・・・誰か助けて!!と思っているそこのあなた!安心してください、インボイスの書き方、教えちゃいますよ♪

Amazonで個人輸出に挑戦だ!なんて方も、このインボイスは外せませんよね。目的は違えど、基本的な書き方は同じですのでぜひ参考にしてみてください。

 

海外へ荷物を送る時って、

書類が間違っていて、出したはいいけど相手に荷物が届かなかったら困るよ〜!

これが一番の悩みですよね。

 

私もアメリカにEMSを利用して荷物を送ったことがあるのですが、最初は不安でした。だって、日本語通じないし、海を渡った向こうで相手の手に無事に届くまでは気が気じゃないですもんね。

そこで、EMSの書類の中でもインボイスについて今回は取り上げてみようと思います。実例を交えて紹介するので、ご自分で書く時の参考にしてみてくださいね!

まずは、インボイスの記入に必要な準備から簡単に紹介します。

 

インボイスを書く前に揃えておくべき情報は?

インボイスを書くにあたってはっきりさせておくことがあります。それは、『何をどのような目的で誰に送るのか?』ということです。簡単に上げてみると以下の情報が必要ですので、わかるようにしておきましょう。

 

  • 送り元(差出人)の住所・名前・電話番号
  • 届け先(受取人)の住所・名前・電話番号
  • EMSラベルに記載されている「お問い合わせ番号」
  • 内容品(送る物の総称)
  • 正味重量(送る物の重さ)
  • 数量
  • 単価(送る物の金額)
  • 合計額(送る物が複数個の場合)
  • 総重量
  • 送る物の原産国

 

ここまでは、贈り物でも個人輸出でも同じですが、両者で異なるのは目的の部分です。インボイスを記入する際の情報としては、備考欄へのチェック箇所が変わるだけなので、大差はないんですけどね。ココに関しては後ほど説明します。

ではさっそく、インボイスの書き方についてみていきましょう!

 

インボイスの書き方はこれで大丈夫!

まず、インボイスの記入箇所をみてみましょう。見やすくするために上下に分けています。1つずつ確認して記入していくためにも、どこに何を書くのか把握しておくといいですよ!

 

インボイス1

まず、インボイスの作成日と作成地を真っ先に記入しておきましょう。そこができたらあとは順番に①から埋めていけばあら不思議!インボイスの出来上がりです。

 

①差出人の正確な住所氏名を記入します

②受け取る人の正確な住所を記入します

③EMSラベルに記載されている「お問い合わせ番号」を記入します

④発送手段を記入します

*今回はEMSでの発送なので「EMS」と記入します

⑤商業目的で発送する場合に記入します

*”商品到着後◯◯日以内”というような文言を英語でどうぞ!

⑥備考欄には

 

  • 海外の友人にプレゼントを送る、家族へ日用品を送る場合は”贈物(Gift)”
  • 名前の通り商品の見本であれば”商品見本(SAMPLE)”
  • 日本国内で決済が済んでいる物については無償(No Commercial Value)
  • 相手の国で決済が必要な場合は有償(Commercial Value)

 

といった感じで、当てはまる箇所にレ点を打ちます。

 

続いては下半分です。

 

インボイス2

 

⑦宛先の国で使用されている、認められている言語で送る物の内容を記入します。「日用品」「食べ物」などの大まかな内容はNGですので要注意です!続いて、重さ、金額を記入していきましょう。

⑧郵便物の総個数、総重量、送る物の原産国を記入します。この時注意したいのは1回で送る荷物を大量にしすぎないことです。また、郵便物の個数というのは内容品の数量ではなく、パッキングした荷物の数です。内容品が20個でも1箱に収まれば「1」と記入します。

総重量も内容品の賞味重量ではなく、段ボールや梱包材を含むパッキング後の総重量です。

離れて暮らす愛する息子のために、思いあまって洋服を何箱も大量にドーーーーン!!!なんて送り方をすると、「原産地証明書」等の各種書類を現地国税関より要求されることになり、通関に手間取ってしまい、結果、愛する息子への荷物はなかなか届かない・・・なんてことになりかねません。

また、「日本人なら主食は米よ!!」とばかり大量のお米を送りつけるのもNGです。お米をはじめとして、農産物や電気製品に関しても常識を逸脱する量を送ると、現地でのトラブルの元だそうなので、何事もほどほどに、送る時は常識の範囲内でこまめにすることを心がけましょう。

⑨最後に差出人の署名を記入すればオッケー♪です!

 

どうですか?そんなに難しくないですよね!でも、まだ不安・・・そんなあなたの声にお応えして、実例を出して記入してみましょう。

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実際に記入してみたらこんな感じになった!

 

さてさて、実際に記入したらどうなるのかな?という事で、例を挙げて実際にインボイスを記入してみましょう!*登場する人物などは架空の設定です!

 

送り主:咲良 桜子

住所:日本 〒100−8798  東京都千代田区霞が関1丁目3−2

電話番号:03−****-****

FAX:03−****-****

語学留学中のゲーム好きな友人の花子のためにPS4のソフトを送ることに。現地の筆記用具よりも日本のノートやボールペンの方がなにかと勉強がはかどるの!という花子のわがままにより、ゲームソフトの他に、ノート5冊とボールペンを10本を送ることになった。誕生日がもう直ぐの花子にプレゼントとして送ることに。

 

受取人:山田 花子  アメリカはロサンゼルスに語学留学中

住所:3025, Theresa Street ,Los Angeles, CA 90501,USA

電話:***-***-***

FAX:***-***-***

 

 

さて、桜子さんは無事に花子さんへ荷物を送ることができるのでしょうか?

 

送る物と情報を書き出してみる

まず、はじめに必要な情報を書き出しておいた桜子さん。

 

  • EMSラベルに記載されている「お問い合わせ番号」はEG346338314JP
  • PS4のゲームソフト1本 6998円 900g
  • ノート1冊あたり 108円×5冊=540円 200g
  • ボールペン1本あたり 98円×10本=980円 100g
  • 総個数は16点
  • 総重量は1.2kg
  • 総金額は8518円
  • 原産国は日本

 

さて、さっそくこの情報をもとに1つ1つインボイスを記入していくことにしましょう。

実際に記入してみましょう!

 

インボイス3

 

最初に日付と作成地を記入して、さっそく自分の住所でつまづいた桜子さん。住所の書き方が日本とは違うからですね。でも大丈夫、基本的には逆から書いていけばいいのです。

 

住所:日本 〒100−8798  東京都千代田区霞が関1丁目3−2 は下記のようになります。

Kasumigaseki,1 Chome,Chiyoda-ku,Tokyo,100-8798,JAPAN ですね。

ちなみに、横浜市はYokohama-shiというように、区や市はハイフンを挟んで書くんですね。

 

 

郵便物番号にはEMSのラベルにあったお問い合わせ番号を転記し、送達手段はEMSと記入しました。プレゼントですので、特に花子さんに支払ってもらうこともないので支払い条件はスルーして、備考欄は贈り物にチェックをいれました。

さて、ここまで来たら残る半分も一気に書いてしまいましょう!

 

 

インボイス4

ここからは送る物の内容を記入していく桜子さん。「宛先の国・地域で認められている言語で詳しく書くのかぁ・・・」と考え、

 

  • ゲームソフト→GmaeSoftwear
  • ノート→Notebook
  • ボールペン→Ballpoint pen

 

 

と記入しました。EMSのラベルにもありますが、内容品の詳細な記載は英語もしくはフランス語、または名宛国で許される言語で記入する必要があります。大体は英語でOKだそうですよ!

金額、個数、重さと順番に記入をして、残すところ後わずか。原産国も記入を終えたら最後の署名をお忘れなく!!

左下の

郵便物の個数、総重量は画像が一部適切ではないのですが、

郵便物の個数=パッキングした荷物の個数

総重量=パッキング後の梱包材を含めた総重量

ですので、お気を付けください。画像は訂正出来次第交換いたします!

最後に記入漏れがないかを確認したら、インボイス納入袋に入れて荷物に貼り付けて完了です!下記のようなインボイス用の袋は郵便局でもらえますよ♪

 

 

無事にインボイスも貼り付けて、荷物を送る準備ができた桜子さん。

ちなみに、EMSのインボイスは郵便局のホームページでエクセルファイルをダウンロードすることができます。一度ダウンロードしておけば、次に海外へ荷物を出す時も便利ですし、何しろプリントアウトできるのが便利です。

一箇所間違えて書き直し!あ、用紙がなくなっちゃった・・・なんてことにならずに済みますからね。

 

終わりに

いかがでしたか?EMSのインボイスの記入方法はつかめましたか?コツというほど大げさなものではないかもしれませんが、個人的には必要な情報を書き出しておく、準備しておくことがインボイスをスムーズに書く為のポイントだと思っています。

難しい内容を記入するわけではないのですが、英語での表記に慣れていないとそれだけで敬遠したくなってしまいます。私自身、最初はすごく面倒でしたからね!

でも、習うより慣れろ!で、1度自分で書き方を覚えたら、結構簡単だったりします。ですので、実例を参考にまずは書いてみましょう。以外と簡単ですよ(^ω^。)

 

 

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コメント

    • ルイ
    • 2016年 5月 27日

    インボイス 間違ってますよ。

     一番下の郵便物の個数は、中身の数じゃないですよ。
    パッキングした、たとえばダンボールの数。

    その下の総重量も、中身じゃないですよ。
    パッキングした重量ですよ。

      • aiko
      • 2016年 5月 27日

      ルイさん

      ご指摘いただきありがとうございました!
      郵便局のHPも確認し、記事の内容を訂正いたしました。
      注意していただいて助かりました。

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